Cara Integrasi (Multiple Cabang)

Untuk mengintegrasi Accurate online database dengan multiple cabang ke SAP, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini.

Anda dapat menggunakan panduan ini jika akun yang akan diintegrasikan memiliki lebih dari 1 cabang. Namun, jika hanya 1 cabang yang ingin diintegrasikan, Anda dapat melewati langkah-langkah pada panduan ini dan melanjutkan proses Cara Sinkronisasi Master Data

Konsep Cabang Accurate

Contoh kasus :

Suatu perusahaan retail di Medan (perusahaan utama) memiliki 2 cabang yang yaitu di wilayah Solo dan Jakarta. Perusahaan ini ingin agar setiap cabang yang dimiliki dapat mengatur proses penjualannya sendiri, tetapi perusahaan utama di Medan tetap ingin mengetahui laporan penjualan dari cabang Solo dan Jakarta. Maka dari itu perusahaan ini memakai fitur “Cabang” di Accurate.

Dengan memakai fitur cabang ini nantinya, jika cabang Solo memiliki penjualan maka data penjualannya tidak akan masuk ke akun cabang Jakarta, berlaku sebaliknya.

Namun data-data penjualan dari masing-masing cabang tersebut nantinya tetap akan masuk ke akun perusahaan utama yang ada di Medan.

Berdasarkan contoh kasus diatas, saat perusaahan retail di Medan membuat akun di Accurate maka akun tersebut akan dinyatakan sebagai Akun Utama.

Kemudian user yang memakai akun utama tersebut harus membuat daftar penguna baru/akun baru yang nantinya akan dipakai oleh cabang.

Berikut merupakan fitur-fitur yang mendukung dan dapat diintegrasikan dengan SAP:

• Employee

• Sales

• Warehouse

• Customer

• Product

Cara Pengaturan Cabang di Accurate

Dalam proses Pengaturan ini Anda harus mengunakan akun utama Accurate

1. Tahap pertama yaitu, install Multi Branch pada akun utama Accurate Anda. Silakan masuk ke menu Pengaturan, lalu pilih Accurate Store. Kemudian cari add ons dengan nama Multi Branch

2. Klik Lihat, lalu install

3. Jika add-on sudah terinstall, silakan buat Pengguna dengan cara masuk ke menu Pengaturan , lalu pilih Pengguna. Silakan masukkan Email Anda dan pastikan Anda telah memilih Operator sebagai jenis akses

4. Anda harus membuat akses grup dengan cara masuk ke menu Pengaturan, lalu pilih Akses Grup. Silakan isi Nama Grup, pilih Mengikuti Pembatasan di Preferensi pada pembatasan akses, lalu masukkan email akun yang sudah Anda buat sebelumnya pada kolom Daftar Pengguna

5. Setelah itu nonaktifkan beberapa hak akses, pastikan tidak mencentang "Dapat menggunakan semua Barang", dan di bagian Penjualan pastikan tidak mencentang "Dapat menggunakan semua pelanggan"

6. Silakan buat cabang dengan cara masuk ke menu Perusahaan, pilih Cabang dan isi Nama Cabang

7. Saat membuat cabang, Anda harus set akun yang akan memakai cabang tersebut dengan cara masuk ke tab Daftar Pengguna

8. Anda juga dapat mengatur gudang untuk masing-masing cabang dengan cara masuk ke menu Gudang, lalu klik Nama Gudang untuk melihat detail gudang. Pilih tab Pengguna, pastikan Anda tidak memberikan centang pada kolom Semua Pengguna. Pilih Cabang dan Pengguna yang Anda inginkan. Untuk pengguna, silakan sesuaikan dengan akun yang diintegrasikan ke SAP

9. Ulangi dari step ketiga jika Anda ingin membuat lebih dari 1 akun dan cabang

10. Jika seluruh proses sudah selesai, silakan Anda lanjutkan dengan proses Cara Login Akun Cabang yang ada di tab selanjutnya

Cara Login Akun Cabang

Setelah akun utama mendaftarkan email Anda sebagai akun cabang, maka Accurate akan mengirimkan email password untuk akun cabang kalian, gunakan password dan email yang sudah didaftarkan untuk login sebagai akun cabang.

Jika proses tersebut selesai, Anda dapat melanjutkan ke tahap Cara Integrasi Akun Cabang dengan SAP yang ada pada tab selanjutnya.

Cara Integrasi Akun Cabang Dengan SAP

Untuk proses integrasi sama seperti Cara Integrasi, yang perlu diperhatikan disini saat melakukan proses integrasi mohon untuk login terlebih dahulu di web Accurate dengan akun cabang. Atau saat proses integrasi, jika diminta memasukan email dan password, silakan masukkan email dan password akun cabang anda (jangan login dgn akun utama).

Yang Perlu Diperhatikan

Jika Anda ingin menggunakan integrasi untuk multiple cabang, maka Anda harus membuat tenant sebanyak cabang yang dimiliki dan ingin diintegrasikan.

Contoh :

Perusahaan Medan memiliki 2 cabang yaitu Solo dan Jakarta. maka dari itu perusahaan Medan harus membuat tenant di SAP sebanyak 2 (SAP-Solo, SAP-Jakarta) yang masing-masing nya terintegrasi dengan akun cabang di Accurate.

Kemudian terdapat beberapa data sharing jika memakai cabang yaitu:

1. Unit

2. Payment Term

3. Tax

Jika Anda menggunakan cabang, maka ketiga data tersebut akan dibagikan ke setiap akun SAP nya

Contoh :

Tenant SAP-Solo dan SAP-Jakarta akan memiliki data Unit, Payment Term dan Tax yang sama.

Jika Anda ingin melakukan integrasi dengan multiple cabang, silakan hubungi tim SimpliDOTS terlebih dahulu ya. Karena terdapat beberapa data yang harus Anda lengkapi guna proses pengaturan lebih lanjut, antara lain :

1. Akun SAP dari 3 cabang yang akan diintegrasikan.

2. Prefix untuk Order & Order return, Customer, SO dan Employee.

3. Nama cabang yang dipakai di setiap akun.

Selamat mencoba, Kawan Simpli :)