> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://panduan-sap.simplidots.id/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://panduan-sap.simplidots.id/smart-portal/smart-portal-distributor/cara-impor-file-ke-smart-portal.md).
# Cara Impor File ke Smart Portal
Menu Impor dirancang khusus bagi Distributor yang **menggunakan sistem di luar DMS atau SAP**, agar tetap dapat mengunggah data ke portal.
Tujuan dari fitur ini adalah untuk memungkinkan Principal tetap dapat melihat data dari Distributor, meskipun mereka tidak menggunakan sistem standar. Dengan begitu, portal dapat membantu mengonsolidasikan data secara lebih lengkap dan terintegrasi.
Untuk melakukan import dapat mengikuti langkah berikut:
**Step 1.** Buka menu **Files**.
**Step 2.** Pilih **Import**.
**Step 3.** Selanjutnya akan tampil popup import
seperti berikut.
**Step 4.** Pilih **Model/Module** yang akan diimpor seperti *Sales Order, Daily Visit, Sales Invoice, Purchase Invoice, Delivery Order, Delivery Summary dan Product*.
* Memilih
* Mem
**Step 5.** Pilih **Principal** yang memiliki akses terhadap data tersebut.
**Step 6.** Pilih **Integrasi (aplikasi External)** sebagai sumber data.
> **Contoh** :\
> \- *What module are you going to import?* : Sales Order\
> \- *Who can view these files?* : \
> \- *Which external integration is the source of imported data?* : External
**Step 7.** Pilih **Import**.
**Step 8.** File yang berhasil diimpor akan tampil di halaman daftar files seperti berikut.
## ⚠️ Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Melakukan Import Data
Untuk memastikan proses import berjalan dengan lancar, berikut adalah beberapa ketentuan dan langkah penting yang harus diperhatikan oleh Distributor:
### **🔗 Persyaratan Awal:**
1. Distributor harus memiliki **minimal satu koneksi aktif (Connection)** dengan Principal.
2. Distributor juga harus memiliki **minimal satu Integrasi External** yang sudah dibuat dan aktif.
3. **Import hanya dapat dilakukan untuk data dari aplikasi External** (bukan dari DMS atau SAP).
### **🚫 Import dari DMS atau SAP:**
* Data dari **DMS atau SAP tidak bisa diimpor secara manual** melalui halaman ini.
* Untuk mengimpor data dari sistem tersebut, proses harus dilakukan langsung di DMS/SAP, lalu diintegrasikan ke portal seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
* Setelah integrasi aktif, lakukan **sinkronisasi (sync)** agar data otomatis masuk ke dalam konsolidasi melalui mekanisme *Integration*.
### **📄 Penggunaan Template Import:**
* Distributor wajib memiliki **Model Template / Mapper Import** agar data dapat terbaca dan masuk ke sistem konsolidasi.
* Petunjuk pembuatan dan penggunaan template akan dijelaskan pada bagian selanjutnya
### **📦 Model yang Saat Ini Didukung:**
Untuk saat ini, hanya tiga model/module yang dapat diimpor:
* **SalesOrder**
* **DailyVisit**
* **PurchaseInvoice**
> ⚠️ Meskipun pilihan model lain mungkin muncul di sistem, saat ini **belum didukung** untuk proses import.
### **📂 Proses Import File:**
* Dalam satu kali import, Distributor hanya dapat mengunggah **satu file**.
* File dapat diunggah dengan cara **drag and drop** atau dipilih langsung melalui File Explorer.
* File yang berhasil diunggah akan muncul di daftar **Imported**.
### **🔄 Proses Konsolidasi Data:**
File yang berhasil diimport **tidak langsung dikonsolidasikan** ke sistem. Terdapat dua mekanisme agar data masuk ke konsolidasi:
1. Principal melakukan **"Sync All"** secara manual.
2. Sistem akan secara otomatis memproses file setiap hari (sekali sehari).
> Setelah file berhasil diproses:
>
> * File akan dipindahkan ke status **Archived** secara otomatis (tidak lagi terlihat di daftar Imported).
> * Jika file gagal diproses, akan tetap tampil di daftar Imported untuk ditindaklanjuti.
> * File yang sudah berusia lebih dari **30 hari** akan dihapus otomatis oleh sistem.
**✅ Langkah-langkah Import:**
Sebelum mengunggah file, Distributor wajib:
1. Memilih **Model/Module** yang akan diimpor.
2. Memilih **Principal** yang memiliki akses terhadap data tersebut.
3. Memilih **Integrasi (aplikasi External)** sebagai sumber data.
{% hint style="warning" %}
📝 **Catatan:**\
\
Pastikan seluruh informasi yang diisi sudah benar. Kesalahan dalam pemilihan model, Principal, atau sumber data dapat menyebabkan kekeliruan pada hasil akhir. **Periksa kembali sebelum melakukan konfirmasi import.**
{% endhint %}
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:
```
GET https://panduan-sap.simplidots.id/smart-portal/smart-portal-distributor/cara-impor-file-ke-smart-portal.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.