Cara Impor File ke Smart Portal

Menu Impor dirancang khusus bagi Distributor yang menggunakan sistem di luar DMS atau SAP, agar tetap dapat mengunggah data ke portal.

Tujuan dari fitur ini adalah untuk memungkinkan Principal tetap dapat melihat data dari Distributor, meskipun mereka tidak menggunakan sistem standar. Dengan begitu, portal dapat membantu mengonsolidasikan data secara lebih lengkap dan terintegrasi.

Untuk melakukan import dapat mengikuti langkah berikut:

Step 1. Buka menu Files.

Step 2. Pilih Import.

Step 3. Selanjutnya akan tampil popup import seperti berikut.

Step 4. Pilih Model/Module yang akan diimpor seperti Sales Order, Daily Visit, Sales Invoice, Purchase Invoice, Delivery Order, Delivery Summary dan Product.

• Memilih

• Mem

Step 5. Pilih Principal yang memiliki akses terhadap data tersebut.

Step 6. Pilih Integrasi (aplikasi External) sebagai sumber data.

Contoh : - What module are you going to import? : Sales Order - Who can view these files? : [e-mail] - Which external integration is the source of imported data? : External

Step 7. Pilih Import.

Step 8. File yang berhasil diimpor akan tampil di halaman daftar files seperti berikut.

⚠️ Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Melakukan Import Data

Untuk memastikan proses import berjalan dengan lancar, berikut adalah beberapa ketentuan dan langkah penting yang harus diperhatikan oleh Distributor:

🔗 Persyaratan Awal:

1. Distributor harus memiliki minimal satu koneksi aktif (Connection) dengan Principal.

2. Distributor juga harus memiliki minimal satu Integrasi External yang sudah dibuat dan aktif.

3. Import hanya dapat dilakukan untuk data dari aplikasi External (bukan dari DMS atau SAP).

🚫 Import dari DMS atau SAP:

• Data dari DMS atau SAP tidak bisa diimpor secara manual melalui halaman ini.

• Untuk mengimpor data dari sistem tersebut, proses harus dilakukan langsung di DMS/SAP, lalu diintegrasikan ke portal seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

• Setelah integrasi aktif, lakukan sinkronisasi (sync) agar data otomatis masuk ke dalam konsolidasi melalui mekanisme Integration.

📄 Penggunaan Template Import:

• Distributor wajib memiliki Model Template / Mapper Import agar data dapat terbaca dan masuk ke sistem konsolidasi.

• Petunjuk pembuatan dan penggunaan template akan dijelaskan pada bagian selanjutnya

📦 Model yang Saat Ini Didukung:

Untuk saat ini, hanya tiga model/module yang dapat diimpor:

• SalesOrder

• DailyVisit

• PurchaseInvoice

⚠️ Meskipun pilihan model lain mungkin muncul di sistem, saat ini belum didukung untuk proses import.

📂 Proses Import File:

• Dalam satu kali import, Distributor hanya dapat mengunggah satu file.

• File dapat diunggah dengan cara drag and drop atau dipilih langsung melalui File Explorer.

• File yang berhasil diunggah akan muncul di daftar Imported.

🔄 Proses Konsolidasi Data:

File yang berhasil diimport tidak langsung dikonsolidasikan ke sistem. Terdapat dua mekanisme agar data masuk ke konsolidasi:

1. Principal melakukan "Sync All" secara manual.

2. Sistem akan secara otomatis memproses file setiap hari (sekali sehari).

Setelah file berhasil diproses:

• File akan dipindahkan ke status Archived secara otomatis (tidak lagi terlihat di daftar Imported).

• Jika file gagal diproses, akan tetap tampil di daftar Imported untuk ditindaklanjuti.

• File yang sudah berusia lebih dari 30 hari akan dihapus otomatis oleh sistem.

✅ Langkah-langkah Import:

Sebelum mengunggah file, Distributor wajib:

1. Memilih Model/Module yang akan diimpor.

2. Memilih Principal yang memiliki akses terhadap data tersebut.

3. Memilih Integrasi (aplikasi External) sebagai sumber data.

📝 Catatan: Pastikan seluruh informasi yang diisi sudah benar. Kesalahan dalam pemilihan model, Principal, atau sumber data dapat menyebabkan kekeliruan pada hasil akhir. Periksa kembali sebelum melakukan konfirmasi import.