Memahami Pengaturan Dasar (Default Settings)
Kini, terdapat penambahan fitur default setting pada SMH (Sales Management Hub) agar dapat memudahkan user dalam mengubah pengaturan secara mandiri sesuai kebutuhan.
Pada Default Settings, terdapat beberapa pengaturan terkait menu berikut.
CompanyProfile
Customer
Employee
Product
Mobile
Delivery
Sales
TrackingAgent
Integration
Company Profile
Customer
Product
Mobile
Delivery
Sales
Tracking Agent
Integration
1. COMPANY PROFILE
Pada menu ini, Anda dapat mengisi atau mengubah informasi perusahaan sesuai data pada Company Profile berikut:
Company Name : Nama Perusahaan
Company Address : Alamat Perusahaan
Company Phone : Nomor Telepon Perusahaan
Salah satu fungsi Company Profile adalah untuk keperluan judul profoma invoice di SFA.
2. CUSTOMER
Pada menu ini, Anda dapat mengatur hal berikut:
Prefix Customer Code: Prefix atau awalan untuk kode pelanggan dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix ini tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
Set new customers created from SFA as taxable : Pada bagian ini, kamu dapat menentukan apakah pelanggan baru yang dibuat dari SFA akan dikenakan pajak secara otomatis atau tidak.
Limit number of invoice created on Sales Force Automation (SFA) : merupakan batas maksimal untuk jumlah faktur yang belum dibayar. Limit ini berlaku untuk setiap pelanggan. Jika faktur yang dibuat telah mencapai batas yang ditentukan, maka transaksi akan diblokir.
Limit amount of overdue invoices on Sales Force Automation (SFA) : merupakan batas maksimal jumlah tagihan yang terlambat dibayar atau sudah jatuh tempo.
Limit amount of due and overdue invoices on Sales Force Automation (SFA) : merupakan batasan jika jumlah tagihan yang jatuh tempo dan terlambat telah mencapai batas yang ditentukan, maka transaksi berikutnya akan diblokir.
3. PRODUCT
Pada menu ini, Anda dapat mengatur hal berikut:
Prefix product code : Prefix atau awalan untuk kode produk dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix ini tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
4. MOBILE
1. SFA Mobile Apps
Pada menu ini, Anda dapat mengatur hal berikut:
Allow orders with 0 quantity : merupakan pemberian akses untuk dapat memesan produk dengan tidak menginput jumlah kuantitas atau 0 kuantitas.
Maximum days to view last order history Period data shown on SFA : merupakan pemberian batas maksimal jumlah riwayat pesanan yang telah dipesan. Contoh : 2, maka kamu dapat melihat riwayat pesanan berdasarkan 2 hari yang lalu.
Activate sales order promo scheme : merupakan menu untuk mengaktifkan diskon pesanan berdasarkan skema promo yang telah ditetapkan dari backoffice. Dengan mengaktifkan ini, maka jenis diskon pesanan lain tidak akan berlaku.
Activate sales order discount order : merupakan menu untuk mengaktifkan diskon pesanan keseluruhan yang dapat dibuat secara manual saat pesanan tersebut dibuat dari SFA. Dengan mengaktifkan ini, maka jenis diskon skema promo tidak akan berlaku.
Activate sales order discount item : merupakan menu untuk mengaktifkan diskon pesanan terhadap item pesanan tertentu yang dapat dibuat secara manual saat pesanan tersebut dibuat dari SFA. Dengan mengaktifkan ini, maka jenis diskon skema promo tidak akan berlaku.
Maximum distance from customers to check-in & geo tagging : merupakan jarak maksimal toleransi dalam satuan meter agar dapat melakukan check in dan geo tagging dalam batasan yang telah ditentukan dari lokasi pelanggan.
Block salesman to check-in & geo tagging outside set distance : merupakan izin untuk memblokir akses salesman jika melakukan kunjungan diluar dari jarak maksimum toleransi yang telah ditentukan sebelumnya.
Allow changing payment term when creating sales order : merupakan default setting untuk mengizinkan perubahan payment term atau tempo pembayaran saat membuat pesanan dari SFA.
Activate sales invoice promo scheme : merupakan menu untuk mengaktifkan diskon faktur penjualan berdasarkan skema promo yang telah ditetapkan dari backoffice. Dengan mengaktifkan ini, maka jenis diskon faktur penjualan lain tidak akan berlaku. Hal ini berlaku untuk proses Canvassing.
Mandatory to take photo & notes before check in : merupakan izin untuk mengaktifkan wajib pengambilan foto dan catatan dalam melakukan check in kunjungan.
Allow geo tag editing : merupakan izin untuk dapat mengubah alamat pelanggan jika alamat lokasi pelanggan tersebut kosong untuk memastikan alamat pelanggan yang akurat.
2. Delivery Force Automation (DFA)
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Maximum distance to drop items : merupakan batas jarak toleransi saat menurunkan barang ke lokasi toko menggunakan aplikasi DFA.
5. DELIVERY
1. Delivery
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Tenant Opening Hour : merupakan pengaturan waktu untuk kapan tenant (distributor) mulai beroperasi.
Tenant Close Hour : merupakan pengaturan waktu untuk kapan tenant (distributor) selesai beroperasi.
Skip update stock when generate delivery order : merupakan pengaturan apabila saat memproses surat jalan (DO), tidak ingin berkaitan dengan stok. Dalam hal ini, kamu dapat melakukan pembuatan surat jalan tanpa stok.
2. Delivery Order
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Prefix delivery order : Prefix atau awalan untuk kode dokumen surat jalan (DO) dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
3. Delivery Summary
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Prefix delivery summary : Prefix atau awalan untuk kode dokumen rekap surat jalan (DS) dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
4. Delivery Order Return
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Prefix delivery order return : Prefix atau awalan untuk kode dokumen surat jalan retur (DR) dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
5. Route Optimization
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Driver’s break time starts at : merupakan pengaturan waktu kapan Driver mulai beristirahat.
Driver’s break time ends at : merupakan pengaturan waktu kapan Driver selesai beristirahat.
Capacity constraint : merupakan satuan kapasitas yang dipakai. Dapat dipilih antara berdasarkan Volume, Weight, atau Size.
Number of attempts on iterations optimization on the 3rd party : merupakan jumlah iterasi percobaan optimasi pada 3rd party (partner).
Service time : merupakan waktu yang akan digunakan untuk membongkar barang dalam detik per 1 toko / pelanggan. Hanya berlaku bagi pelanggan yang tidak memiliki kelompok pelanggan dengan jenis waktu pelayanan.
Maximum speed of the car : merupakan maksimum kecepatan mobil yang disarankan selama pengiriman.
6. Customer
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Customer time window starts at : merupakan kapan waktu pelanggan/target pengantaran mulai beroperasi.
Customer time window ends at : merupakan kapan waktu pelanggan/target pengantaran selesai beroperasi.
7. Employee
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Employee working hours starts at : merupakan kapan waktu pegawai/supir pengantaran mulai bekerja.
Employee working hours ends at : merupakan kapan waktu pegawai/supir pengantaran selesai bekerja.
6. SALES
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
1. Sales Order
Prefix Sales Order : Prefix atau awalan untuk kode dokumen pesanan penjualan (SO) dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
Prefix nomor orderan di setiap tenant secara default adalah SO-
Value sebaiknya di akhiri garis datar (-)
Activate sales order promo scheme : merupakan menu untuk mengaktifkan diskon pesanan berdasarkan skema promo yang telah ditetapkan dari backoffice. Dengan mengaktifkan ini, maka jenis diskon pesanan lain tidak akan berlaku.
Sell items at inclusive tax rates : merupakan pengaturan untuk mengaktifkan fitur inclusive tax atau harga termasuk pajak.
2. Sales Order Return
Prefix Sales Order Return : Prefix atau awalan untuk kode dokumen retur pesanan penjualan (OR) dapat kamu ubah sesuai kebutuhan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Prefix tidak boleh dikosongkan.
Prefix tidak boleh lebih dari 10 huruf.
Prefix nomor orderan di setiap tenant secara default adalah OR-
Value sebaiknya di akhiri garis datar (-).
3. Sales Invoice :
Sell items at inclusive tax rates : merupakan pengaturan untuk mengaktifkan fitur inclusive tax atau harga termasuk pajak.
7. TRACKING AGENT
Pada menu ini, kamu dapat mengatur hal berikut:
Tracking duration : merupakan durasi waktu dalam mengecek pergerakan salesman yang akan dicek oleh sistem. .
Tracking points grouping distance : merupakan radius jarak yang menjadi acuan tanda berada/berhenti apabila pegawai tidak berpindah tempat.
Contoh :
Tracking duration = 10 min, dan tracking points grouping distance = 50 m,
Jika Salesman tidak bergerak melebihi jarak 50 meter, maka akan dianggap berada di titik yang sama (tidak berpindah).
8. INTEGRATION
Pada menu ini, kamu mengatur hal berikut.
1. Third-Party Data Integration
Service : merupakan pilihan partner third-party yang dapat diintegrasikan ke SAP. Contoh : - Accurate - Jurnal - Quincus - Himudo - XAI - Antzman
2. SimpliDOTS Open API
Portal : merupakan nama integrasi dari SimpliDOTS Open API.
3. Last Data Pull Time From Partner/Integration
Pada menu ini, kamu dapat mengetahui kapan terakhir kali penarikan data yang dilakukan dari partner atau integrasi. Adapun data yang terkait diantaranya;
Customer
Payment Term
Delivery Order
Employee
Stock
Warehouse
Division
Product
Tax
Unit
Order
Last updated
