Integrasi Canvassing x Accurate

Ada 5 status pada Canvassing:

• Draft: Status canvassing masih dalam bentuk draft dimana stok belum pindah ke mobil / gudang canvassing. Sehingga ada masih dapat melakukan perubahan pada daftar canvassing.

• Ready: Status Canvassing sudah siap untuk berangkat dan sudah dipindahkan ke gudang canvassing atau sudah di-load di mobil canvassing. Anda bisa lakukan Kunci Stock.

• Ongoing: Status Canvassing sudah dimulai dan sedang berjalan. Anda telah melakukan Kunci Stock lalu lakukan Mulai Kanvas.

• Completed: Status Canvassing sudah selesai atau canvasser sudah kembali ke gudang. Anda telah melakukan Selesaikan Kanvas.

• Cancelled: Status Canvassing dibatalkan, untuk pembatalan canvassing ini hanya dapat dilakukan apabila status masih Draft.

Tindakan yang dapat dilakukan:

• Draft: Tambah stok, kunci stok, kunci stok dan canvas, ubah, dan batal.

• Ready: Tambah stok, mulai canvas, ubah, dan batal.

• Ongoing: Tambah stok, selesaikan stok, konfirmasi pembayaran, dan akhiri canvas.

• Completed: Tidak ada.

• Cancelled: Tidak ada.

1. [SimpliDOTS] Mengaktifkan Integrasi Sales Invoice & Pembayaran Pelanggan.

Step 1: Buka menu Profile > Pengaturan.

Step 2: Masuk ke menu Integrasi, kemudian pada Service pilih Accurate.

Step 3: Akan muncul halaman Otorisasi, kemudian klik Beri Akses.

Step 4: Akan muncul tampilan Konfirmasi Integrasi. Kemudian centang Silakan tandai kotak jika sudah bernar pada Service. Selanjutnya klik Lanjut Integrasi.

Step 5: Pilih Cabang kemudian klik Submit.

Step 6: Anda akan ter-logout dari Backoffice, silakan bisa login kembali.

Step 7: Masuk kembali ke menu Profile > Pengaturan > Integrasi. Kemudian aktifkan Integrasi SI & CP [BETA]. Kemudian

Step 8: Klik Simpan.

Step 9: Masuk ke menu Profile > Buat Template.

Step 10: Isi data pada Generate Template. Kemudian klik Generate.

• Partner: Accurate.

• Cabang: Pilih cabang pada Accurate.

Step 11: Masuk ke menu Data Master > Bagan Akun (Chart of Account atau CoA).

Step 12: Klik Sinkronisasi Data.

Step 13: Masuk ke Data Master > Pegawai > Metode Pembayaran.

Step 14: Pilih Metode Pembayaran. Kemudian klik Ubah.

Step 15: Pilih Nama Metode Pembayaran Accurate. Kemudian klik Simpan.

Step 16: Masuk kembali ke menu Profile > Pengaturan > Integrasi. Kemudian atur CoA Pembayaran Default.

Data ini akan dikirim ke Accurate untuk setiap transaksi Penerimaan Pembayaran dan akan mengisi bagian Bank pada Penerimaan Pembayaran di Accurate.

Step 17: Klik Simpan.

2. [SimpliDOTS] Cara Menambah Canvassing

Step 1: Buka menu Penjualan > Canvassing.

Step 2: Klik tombol + Tambah Canvassing.

Step 3: Masukkan data-data untuk membuat Canvas baru.

Step 4: Masukkan Stok Produk.

Step 5: Klik tombol Simpan.

Step 6: Setelah berhasil membuat Canvas Baru, maka Canvas yang baru saja dibuat akan muncul pada halaman Canvassing dengan status Draft.

3. [SimpliDOTS] Cara Kunci Stock

Step 1: Klik pada Kode Kanvas yang akan dikunci stoknya. Pastikan yang memiliki status Draft.

Step 2: Klik tombol Kunci Stok > Kunci Stok.

Step 3: Status Canvas yang sudah di kunci stok adalah Ready.

4. [Accurate] Pemindahan Stock

Step 1: Buka Menu Persediaan > Pemindahan Barang.

Step 2: Isi detail Pemindahan Barang.

Step 3: Pilih Barang & Jasa.

Saat melakukan proses transfer stok di Accurate, pastikan untuk:

• Pilih Barang & Jasa yang sesuai dengan produk yang sebelumnya dipilih dan digunakan di SimpliDOTS.

• Tujuannya agar data stok dan nama produk di kedua sistem tetap selaras dan mudah dicocokkan.

✅ Tips: Pastikan nama produk, satuan, dan jumlah yang diinput sama persis dengan yang ada di SimpliDOTS agar tidak terjadi selisih saat rekonsiliasi stok.

Step 4: Masukkan Kuantitas.

• Masukkan jumlah/kuantitas produk sesuai dengan yang sebelumnya telah diinput di SimpliDOTS saat proses create canvassing.

• Pastikan angkanya sama persis agar stok yang tercatat di Accurate dan SimpliDOTS tetap akurat dan seimbang.

⚠️ Penting: Perbedaan jumlah input bisa menyebabkan ketidaksesuaian data stok antar sistem.

Step 5: Klik Lanjut.

Step 6: Ulangi Input untuk Semua Produk.

• Ulangi Step 3, Step 4, dan Step 5 untuk setiap produk yang akan dikirim.

• Pastikan seluruh produk yang sebelumnya dicatat di SimpliDOTS sudah terinput lengkap ke dalam proses transfer stok di Accurate.

✅ Tujuan: Agar semua item yang dibawa saat canvassing tercatat secara lengkap dan akurat di kedua sistem.

Step 7: Klik Simpan.

Step 8: Masuk kembali ke menu Persediaan > Pemindahan Barang di Accurate.

• Pada kolom Proses, pilih "Terima Barang", lalu klik Ambil.

• Langkah ini dilakukan untuk menerima kembali stok dari Gudang Canvass ke Gudang Utama, setelah proses end canvassing di SimpliDOTS.

✅ Tujuan: Agar stok yang sebelumnya dibawa oleh salesman tercatat kembali ke gudang pusat, dan stok di Accurate kembali seimbang dengan SimpliDOTS.

Step 9: Klik Pemindahan Barang.

Step 10: Akan masuk ke halaman Salin dari Pengiriman Barang.

• Di bagian Cari/Pilih, silakan pilih database yang sesuai.

• Rincian barang akan muncul di tabel.

• Pastikan semua produk yang ingin diterima sudah terchecklist seluruhnya.

✅ Langkah ini penting agar seluruh barang yang sebelumnya dikirim dari gudang canvass dapat diterima kembali dengan lengkap ke gudang utama.

Step 11: Klik Lanjut.

Step 12: Akan kembali ke halaman Pemindahan Barang.

• Barang-barang yang akan dipindahkan akan muncul di dalam tabel.

• Pastikan datanya sudah sesuai, lalu klik Simpan untuk menyelesaikan proses pemindahan stok dari Gudang Utama ke Gudang Canvas.

5. [SimpliDOTS] Mulai Canvass

Step 1: Masuk ke menu Penjualan > Canvassing.

Step 2: Klik Kode Kanvas.

Step 3: Klik Mulai Kanvas.

Step 4: Tentukan Tanggal Mulai dan klik Mulai.

Step 5: Status Canvas yang sudah di mulai kanvas adalah Ongoing.

6. [Accurate] Menambahkan Stock Product pada Canvass yang Sedang Berjalan.

Untuk menambahkan stock pada Canvassing yang sedang berjalan, bisa mengulangi step 4. [Accurate] Pemindahan Stock.

7. [SimpliDOTS] Mengakhiri Canvass

Step 1: Buka menu Penjualan > Canvassing.

Step 2: Klik Kode Kanvas yang akan diselesaikan. Anda dapat cari Kode Kanvas lalu klik kode tersebut dimana status Canvassing adalah Ongoing atau sedang berjalan.

Step 3: Klik tombol Selesaikan Stok > Selesaikan Stok.

Step 4: Akan masuk ke halaman Penyesaian Stok.

• Anda harus pindahkan stok canvass ke gudang utama. Pilih gudang untuk memindahkan stok yang masih tersisa.

• Masukkan jumlah produk dari gudang Canvas untuk dipindahkan ke gudang utama.

• Klik Simpan.

Step 5: Akan kembali ke halaman detail Canvas. Kemudian klik Akhiri Kanvas.

Step 6: Akan muncul pop up pilih tanggal dan waktu selesai kanvas. Kemudian pilih tanggal dan waktu selesai kanvas. Kemudian klik tombol Selesai.

Step 11: Akan kembali ke halaman detail Canvassing. Status Canvassing akan berubah menjadi Completed.

8. [Accurate] Mengosongkan Stock di Accurate

Untuk mengosongkan stock pada Canvassing yang sedang berjalan, bisa mengulangi step 4. [Accurate] Pemindahan Stock.

Pada tahap ini Anda perlu memindahkan stock dari Gudang Canvassing ke Gudang Utama.

Yang berbeda dari step 4. [Accurate] Pemindahan Stock adalah:

• Gudang: Diisi gudang canvassing.

• Gudang Tujuan: Diisi gudang utama.

Selamat mencoba, Kawan Simpli :)